Le développement du coworking et des espaces de travail partagés a profondément modifié notre rapport à l’espace de travail. Il n’est donc pas surprenant que la possibilité d’installer deux entreprises au sein d’un même local commercial suscite aujourd’hui un intérêt croissant.
Mais cette pratique, bien qu’attirante, soulève des questions juridiques et nécessite une attention particulière sur les problématiques pratiques à envisager.
Sur le plan juridique, comment organiser la cohabitation de deux entreprises dans un même local ?
Cet aménagement des locaux commerciaux en bureaux partagés ou en coworking, qui permet de louer plusieurs bureaux par une seule société à plusieurs locataires, se développe beaucoup ces dernières années, notamment en raison d’une conjoncture économique peu favorable où la réduction des coûts est essentielle.
Toutefois, il est important de bien connaître le cadre juridique qui entoure cette situation.
En France, la loi l’autorise tant qu’elle est précisée dans le bail commercial. Ce bail doit comporter une clause de sous-location autorisée ou de partage des lieux par un tiers, accordée préalablement par le propriétaire des lieux.
Il est crucial d’encadrer cette clause afin d’éviter tout litige ultérieur. Le bailleur doit donner son accord pour que le locataire principal puisse sous-louer une partie de son espace à une autre entreprise. A défaut d’une telle clause, le locataire qui partage ses locaux avec une autre entreprise s’expose à des risques lays pouvant aller jusqu’à la résiliation du bail sans préavis.
De plus, chaque entreprise occupant les lieux doit être en règle avec ses obligations légales y compris l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Ensuite, il existe également un enjeu à prendre en compte concernant la responsabilité civile. Chaque entreprise occupant les lieux doit être couverte par sa propre assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les dommages occasionnés à autrui dans le cadre de son activité. Dans le cadre d’une cohabitation , il convient simplement de s’assurer que les polices d’assurances sont compatibles entre elles et garantissent toutes les situations. Pour conclure, il est recommandé de faire appel à un avocat spécialisé en droit commercial pour rédiger ou revoir les termes du bail afin que toutes les parties respectent leurs obligations légales.
Les aspects pratiques à prendre en compte pour partager un local commercial
Au-delà des questions juridiques, le fait de partager un local commercial implique une certaine logistique afin que les entreprises puissent cohabiter sereinement.
La première question à envisager est celle de la répartition des lieux. Il faut que chacune dispose d’assez d’espace pour travailler chez elle sans pisser dans la soupape de l’autre. Cette répartition doit être définie en amont et être la plus claire possible, idéalement grâce à un plan d’aménagement validé par chaque partie.
Il faut ensuite voir comment gérer les ressources communes comme l’électricité, l’eau, Internet, etc. Il est effectivement plus simple de partager les coûts en fonction de la surface occupée par chaque entreprise.
Mais pour éviter les engueulades, il est préférable de tenir une certaine comptabilité de l’utilisation faite des différentes ressources et des paiements effectués pour celles-ci.
La question de l’image et de la marque est également essentielle. Chaque entreprise doit pouvoir préserver son identité même si elle partage son bureau. Cela peut nécessiter quelques compromis au niveau de la déco ou du respect de la signalétique de votre société. Il peut également être judicieux de prévoir des espaces de stockage sécurisés pour votre entreprise afin d’éviter que certains de vos biens ou documents ne soient exposés.
Enfin, une bonne communication entre les entreprises qui partagent le même local est indispensable. Pour cela, mettre en place des réunions régulières afin d’évoquer les éventuelles préoccupations communes et les ajustements à effectuer peut vous aider à maintenir une relation professionnelle mais cordiale. Rédiger un contrat de cohabitation précisant les droits et responsabilités respectifs peut également vous éviter bien des soucis.
Les atouts et les limites de la mutualisation des locaux professionnels
De nombreux atouts incitent les entreprises à opter pour la mutualisation des locaux, surtout si la priorité est de réduire les coûts.
Tout d’abord, il y a le facteur économique : en partageant les frais de loyer, d’énergie, de services, etc., chacune des entreprises bénéficiaires peut réaliser des économies non négligeables. Celles-ci s’avèrent nécessaires pour les sociétés jeunes ou à forte croissance, qui doivent faire face à une augmentation importante mais maîtrisée de leurs dépenses fixes.
Ensuite, le partage d’un même espace peut favoriser la collaboration et l’innovation. Lorsque plusieurs entreprises cohabitent dans un même environnement, celui-ci peut devenir propice aux « brainstormings » informels et au « networking ».
En effet, un local commun partagé par plusieurs sociétés est également un lieu de rencontre qui peut déboucher sur des partenariats stratégiques ou du co-marketing, augmentant ainsi la visibilité des entreprises concernées.
Mais la mutualisation des locaux ne comporte pas que des avantages. Le principal inconvénient réside dans le risque de conflit entre les différentes entreprises partageant ces locaux.
En effet, des tensions peuvent apparaître autour de l’utilisation de certaines ressources communes (salle de réunion, imprimante), du respect des espaces alloués ou encore du « bruit » généré par chacun. Des conflits qui peuvent interférer dans la productivité des différentes entités présentes.Mais ce n’est pas le seul inconvénient lié à la mutualisation des locaux :
- Perte de souveraineté : Les sociétés peuvent avoir l’impression de perdre le contrôle sur leur environnement de travail et, in fine, sur leur culture d’entreprise.
- Risques liés à la confidentialité : Partager un espace de travail implique forcément une perte d’intimité et de sécurité autour des informations. La confidentialité des données et des actifs sensibles doit être assurée.
- Problèmes d’adaptabilité : L’évolution des besoins d’une société peut rendre difficile la recherche d’un espace adapté au sein d’une structure partagée.
- Dépendance excessive aux autres sociétés : Une entreprise peut devenir trop dépendante de ses voisines en matière de ressources. Cela peut poser problème si l’une d’entre elles ne respecte pas ses engagements, par exemple dans le paiement du loyer.
Ainsi, si la mutualisation des locaux présente des bénéfices indéniables, elle implique une planification et une gestion rigoureuse pour s’avérer efficace. Les sociétés doivent donc prendre en compte tous ces éléments avec soin avant de faire le choix de cette solution collaborative.
