Lorsqu’une entreprise accueille un stagiaire, elle est tenue de respecter certaines réglementations concernant la rémunération, la durée du stage et les avantages accordés.
Définition d’un stage
Un stage est défini comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel permettant à un élève ou étudiant d’acquérir des compétences professionnelles et d’appliquer ses acquis académiques. Ce stage doit être validé par une convention signée par le stagiaire, par l’entreprise et par l’école.
Quel type d’étudiant peut-on accueillir ?
Pour pouvoir accueillir un stagiaire, il faut que ce dernier suive un cursus de formation d’au moins 200 heures par année d’enseignement.
L’entreprise ne peut pas accueillir un stagiaire en dehors d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. Un double encadrement par un enseignant référent et un tuteur de l’entreprise est nécessaire.
Un stagiaire n’a pas le statut de salarié et n’a donc pas besoin d’une déclaration préalable à l’embauche. Cependant, l’entreprise doit mentionner le nom du stagiaire dans le registre unique du personnel.
Les missions du stagiaire
L’objectif du stage est de permettre à l’étudiant d’acquérir et de mettre en pratique des compétences professionnelles en rapport avec sa formation.
Les tâches assignées doivent être en adéquation avec le programme éducatif de son école et approuvées par l’entité d’accueil.
Il est prohibé de recourir à une convention de stage pour remplacer un employé, effectuer un travail régulier correspondant à un poste permanent, gérer une augmentation temporaire d’activité ou occuper un emploi saisonnier. De plus, il est interdit d’affecter le stagiaire à des activités dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Limitation du nombre de stagiaires
Le nombre de stagiaires qu’une entreprise peut accueillir dépend de la taille de l’entreprise : pour les entreprises de moins de 20 salariés, le maximum est de trois stagiaires à la fois. Pour les entreprises qui ont au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires ne doit pas être supérieur à 15% de l’effectif total des salariés.
Le délai de carence entre les stages
L’employeur doit respecter un délai de carence, qui est un tiers de la durée du stage précédent, avant de pouvoir proposer un nouveau stage sur le même poste. Ainsi, si le précédent stage avait une durée de six mois, l’employeur doit attendre deux mois avant de pouvoir accueillir de nouveau stagiaire sur ce même poste.
La durée du stage
La durée d’un stage ne peut excéder six mois par entité d’accueil et par année académique, conformément à l’article L124-5 du code de l’éducation.
Pour calculer cette durée, il faut considérer la présence effective de l’étudiant au sein de l’organisme : sept heures de présence, consécutives ou non, correspondent à une journée, et 22 jours de présence à un mois. Le stagiaire atteint la durée maximale de six mois (et donc de son stage) lorsqu’il a effectué 924 heures de présence effective au cours de l’année. Les jours de congés et d’autorisations d’absence pour maternité, paternité ou adoption, ainsi que les congés et autorisations prévus dans la convention de stage, sont comptés comme du temps de présence.
La convention de stage
La convention de stage est un document obligatoire, signé entre l’employeur, le futur stagiaire et l’organisme de formation.
Elle définit les règles pour le bon déroulement du stage, et doit notamment indiquer : l’intitulé de la formation, les activités et compétences à acquérir, les noms du tuteur et du référent, la durée hebdomadaire maximale de présence, les dates du stage, les conditions d’autorisation d’absence, le taux horaire de la rémunération, les avantages qui sont éventuellement accordés, et enfin, le régime de protection sociale.
Dans le cas des stages d’une durée supérieure à deux mois, la convention doit inclure la possibilité de prendre des congés et d’obtenir des autorisations d’absence.
La rémunération du stagiaire
Une gratification financière est obligatoire pour les stages de plus de deux mois, même si la présence du stagiaire n’est pas continue.
Le montant minimal de la gratification est établi à 15% du plafond de la Sécurité sociale, c’est-à-dire 4,05 € par heure de présence effective à partir du 1er janvier 2023 (selon l’article L124-6 du code de l’éducation).
Pour les stages d’une durée inférieure à deux mois, la gratification n’est pas obligatoire et dépend d’un accord entre le stagiaire et l’entité d’accueil.
Les obligations envers le stagiaire
Malgré le fait que le stagiaire ne possède pas le statut d’employé, il doit jouir des mêmes protections et droits que les salariés de l’entité d’accueil, notamment en ce qui concerne le harcèlement moral (d’après l’article L124-12 du code de l’éducation). Le stagiaire a également droit à certaines prestations, comme les activités culturelles et sociales proposées par le comité d’entreprise, l’accès à la cantine d’entreprise ou la délivrance de titres-restaurant.
Le remboursement des frais de transport
Les frais de transport public engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de stage depuis son domicile doivent être remboursés à hauteur de 50% par l’employeur (article L3261-2 du code du travail).
En revanche, le remboursement des frais de transports personnels n’est pas obligatoire, mais peut être pris en charge par l’employeur selon un accord collectif ou une décision de l’employeur (article L3261-4 du code du travail).
Le remboursement de ces frais n’est pas inclus dans la rémunération et doit être versé en supplément. Si l’employeur ne respecte pas les règles encadrant les stages, il peut être sanctionné par une amende administrative pouvant s’élever jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné.
L’embauche après le stage ?
À la fin du stage, l’employeur à l’obligation de fournir au stagiaire une attestation de fin dde stage qui mentionne la durée du stage et le montant total de la rémunération qui a été versée.
Quant au stagiaire, il doit remettre à son école un document évaluant la qualité de son stage. Il est envisageable d’embaucher le stagiaire à la fin du stage, ce qui peut lui offrir certains avantages sous conditions, tels que la diminution de la durée de la période d’essai ou la prise en compte de la durée du stage dans le calcul de son ancienneté.
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