Une facture doit se conformer à certaines obligations légales.
Quels sont les mentions à indiquer ? Que risquez-vous si vous oubliez des éléments obligatoires ? Nous allons aborder toutes les questions que vous avez sur les factures ci-dessous.
La facturation électronique à partir de 2024
Entre 2024 et 2026, la facturation électronique se généralisera progressivement dans les transactions entre les entreprises assujetties à la TVA.
Cette transition sera effectuée en tenant compte de la taille des entreprises, pour faciliter leur adaptation à ces nouvelles obligations dans les conditions les plus favorables.
Les entreprises devront être capables d’émettre des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, à partir du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille moyenne et à partir du 1er janvier 2026 pour les PME et micro-entreprises.
En outre, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. Vous devrez donc avoir choisi une plateforme pour recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs avant cette date. Un appel à candidatures a été lancé pour les entreprises qui souhaitent s’engager dans cette réforme en avance lors d’une phase de test.
Quels sont les critères relatifs à la forme de la facture ?
L’ordonnancement des factures peut être réalisé par des séries séparées (par exemple, en utilisant un préfixe avec le mois et l’année), si les circonstances liées à l’activité le rendent nécessaire.
Une facture est un document détaillant les services fournis ou les produits vendus. Elle doit respecter certaines exigences concernant la forme : être rédigée en français être produite en deux copies, dont une pour le client. Elle doit inclure plusieurs informations précises listées ci-dessous.
Factures en devise et langue étrangères
Une entreprise basée en France peut également, sous certaines conditions facturer dans une devise étrangère à condition que cette devise soit reconnue internationalement et convertible (comme le dollar ou la livre sterling par exemple) et que l’entrée en compte de l’entreprise se fasse en euros, rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l’administration peut demander une traduction certifiée par un traducteur assermenté, pour vérification).
Quels sont les éléments à faire apparaître sur la facture ?
Le numéro et la date de la facture
La date d’émission de la facture doit être clairement indiquée. Chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans « trou » car une facture ne peut pas être supprimée.
La numérotation peut aussi être faite avec des séries distinctes (avec par exemple un préfixe mensuel), si l’activité de l’entreprise le justifie.
La date de la vente ou la date de la fourniture du service doit aussi être inscrit. Il s’agit de la date à laquelle les biens sont livrés ou les services rendus (ou terminés).
Faire apparaître l’identité du vendeur et du client
Concernant l’identité du vendeur ou du prestataire de services, la facture doit inclure les informations suivantes : la dénomination sociale (ou le nom et prénom pour une entreprise individuelle), l’adresse du siège social de l’entreprise (et l’adresse de facturation si différente), le numéro de Siret, la forme juridique (SARL, SAS, EURL…) et le montant du capital social, le numéro RCS et la ville du registre du commerce et des sociétés (pour les commerçants), et pour les artisans uniquement, le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation.
Quant à l’identité de l’acheteur ou du client, la facture doit inclure les détails suivants : la raison sociale (ou le nom pour un particulier), l’adresse du client (sauf si celui-ci s’y oppose), l’adresse de livraison, et l’adresse de facturation si elle diffère.
Le numéro du bon de commande
Si un bon de commande a été émis préalablement par l’acheteur, son numéro est obligatoire sur la facture.
Le numéro de TVA
Le numéro d’identification à la TVA du vendeur doit être mentionné. Le numéro de TVA de l’acheteur doit également être inscrits si ce dernier est redevable de la TVA.
Il n’est pas obligatoire de mentionner ces informations si la facture a un montant hors taxe égale ou inférieur à 150 euros.
La description et le calcul des produits et services fournis
Les produits doivent être spécifiés par leur nature, marque et référence, et les services par les matériaux utilisés et le travail effectué. En outre, la facture doit clairement indiquer le nom précis, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA, ainsi que tout rabais ou remise applicable.
Le prix de liste Il s’agit du prix unitaire hors taxes des produits vendus ou du taux horaire hors taxes des services fournis.
Le taux de TVA applicable Si différents taux de TVA sont applicables, ils doivent être clairement indiqués par ligne.
Inscrire les réductions de prix
Cela comprend les rabais, ristournes et remises accordées à la date de la vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
Le montant total à payer
Il est obligatoire d’indiquer les montants hors taxes et toutes taxes comprises sur la facture.
L’adresse de facturation et les informations du paiement
Si l’adresse de facturation est différente de celle du siège social de l’entreprise, elle doit être indiquée sur la facture.
Il est obligatoire d’indiquer la date de paiement, le délai de paiement, les taux de pénalités si il y a non-paiement ou un retard, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.
Information sur la durée de la garantie légale de conformité
Depuis 2021, les factures doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certaines catégories de biens, comme le stipule le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Ce décret ne s’applique pas aux biens vendus dans le cadre d’un contrat établi à distance ou hors des locaux commerciaux.
Mentions spéciales sur les factures
Certaines mentions supplémentaires doivent figurer sur la facture dans des cas spécifiques, par exemple si le vendeur est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, ou s’il est soumis à un régime de franchise de TVA. De même, si le sous-traitant n’est plus redevable de la TVA et que c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA), cette mention doit figurer sur la facture. Pour conclure, les artisans ou micro-entrepreneurs qui exercent une profession nécessitant une assurance professionnelle doivent indiquer l’assurance qu’ils ont contractée pour leur activité.
Fonctionnement des factures électroniques
Les éléments qui figurent sur une facture électronique doivent être les mêmes que ceux d’une facture imprimée, y compris toutes les mentions requises. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’émettre des factures électroniques pour les marchés publics.
Sanctions pour non-respect des règles de facturation
Les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation sont passibles d’amendes fiscales de 15 € par omission ou inexactitude, jusqu’à un maximum de 25% du montant de la facture. Elles peuvent également être soumises à des amendes administratives de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Ces amendes peuvent être doublées si l’infraction est répétée dans les deux ans suivant la première sanction.
Conservation des factures
Les factures, en tant que documents comptables, doivent être conservées pendant une période de dix ans. Elles peuvent être conservées sous format papier ou numérique.
Facturation électronique : généralisation et échéances
Tel qu’indiqué précédemment, l’ordonnance n° 2021-1190 datant de septembre 2021 va étendre l’usage de la facturation électronique aux transactions entre les entreprises soumises à la TVA.
Ce processus sera mis en œuvre progressivement entre 2024 et 2026.
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires (licence etalab-2.0 )
